Häufige Fragen zu Wissenssicherung und Implix
Viele Unternehmen haben bereits Dokumentationen, Wikis oder SharePoint-Strukturen. Trotzdem bleibt kritisches Erfahrungswissen oft an einzelne Personen gebunden. Diese FAQ erklärt, wie Implix bei der Wissenssicherung unterstützt, wie ein erster Wissensbereich ausgewählt wird und wie aus Expertenwissen Inhalte für Übergabe, Onboarding und bestehende Wissenssysteme entstehen.
Ist Implix mit anderen Unternehmen gleichen Namens verbunden?
Nein. Die Implix GmbH ist ein eigenständiges deutsches Unternehmen mit Sitz in Sachsen. Es besteht kein gesellschaftsrechtlicher, organisatorischer oder wirtschaftlicher Zusammenhang mit früheren Unternehmen gleichen Namens.
Unser Fokus liegt auf Software zur Erfassung und Strukturierung von Erfahrungswissen für Wissenstransfer, Onboarding und interne Wissenssysteme.
Wann ist der richtige Zeitpunkt für Wissenssicherung?
Der richtige Zeitpunkt liegt vor einer Übergabe, einem Rentenabgang oder einem Rollenwechsel. Solange die erfahrene Person noch im Unternehmen ist, lässt sich ihr Wissen systematisch erfassen. Wer wartet, muss auf Dokumente und die Erinnerungen anderer zurückgreifen, was selten ausreicht.
Ein Pilot lohnt sich auch ohne unmittelbaren Abgang, etwa beim Aufbau strukturierter Onboarding-Unterlagen, bei Wachstum oder wenn ein Bereich besonders anfällig für Wissensverlust ist.
Was ist ein Wissensbereich?
Ein Wissensbereich ist ein klar abgegrenztes Thema, eine Rolle, ein Prozess oder eine Übergabesituation. Beispiele sind das Wissen einer erfahrenen Kundenbetreuerin, der Einarbeitungsbereich für neue Produktionsmitarbeitende oder die Entscheidungslogik eines Fachplaners.
Ein gut gewählter Wissensbereich lässt sich in einem überschaubaren Pilot bearbeiten und liefert schnell verwertbare Ergebnisse.
Wie wählen wir den ersten Wissensbereich aus?
Der erste Wissensbereich sollte drei Bedingungen erfüllen: Es gibt einen konkreten Bedarf, mindestens eine erfahrene Person ist für Interviews verfügbar, und der Bereich ist überschaubar genug für einen Pilot.
Viele Organisationen beginnen mit einer Schlüsselrolle, deren Wissen besonders personengebunden ist. Im Gespräch helfen wir, den richtigen Startbereich zu finden.
Für welche Bereiche eignet sich Implix zuerst?
Gut geeignet sind Schlüsselrollen mit hohem Erfahrungsanteil, Übergaben vor Rente oder Stellenwechsel, neue Onboarding-Prozesse sowie Bereiche, in denen wenige Personen viele Rückfragen beantworten.
Weniger geeignet für einen ersten Pilot sind stark regulierte Bereiche mit aufwendigen Freigabeprozessen.
Wer sollte am Anfang beteiligt sein?
Am Anfang braucht es drei Rollen: die Fachperson, die interviewt wird, jemanden, der die Ergebnisse fachlich prüfen kann, und eine verantwortliche Person, die den Pilot freigibt.
Größere Teams, IT-Abteilungen oder HR werden erst nach der Pilotauswertung relevant.
Wie viel Zeit kostet das für Fachleute?
Ein KI-geführtes Interview dauert 20 bis 45 Minuten und braucht keine Vorbereitung. Für einen Pilot reichen in der Regel ein bis drei Interviews. Wer lieber schreibt oder aufnimmt, kann das stattdessen tun.
Die eigentliche Aufbereitung übernimmt das System. Die Fachperson wird für die Prüfung der Ergebnisse kurz wieder eingebunden, aber nicht dauerhaft belastet.
Was passiert, wenn Experten nur wenig Zeit haben?
Das Interview kann asynchron stattfinden: per Audioaufnahme, ausgefülltem Formular oder in mehreren kurzen Sessions. Die KI führt durch den Prozess und passt Folgefragen automatisch an.
Wenn eine Fachperson zeitlich sehr eingeschränkt ist, klären wir im Vorgespräch, welches Format am besten passt.
Müssen vorhandene Inhalte neu erstellt werden?
Nein. Vorhandene Dokumente, Präsentationen, Prozessbeschreibungen oder frühere Aufzeichnungen werden einbezogen. Das System analysiert diese Materialien und identifiziert Lücken, die dann im Interview gezielt adressiert werden.
Ob vorhandene Dokumente vollständig sind oder nicht, ist dabei zweitrangig. Lücken sind der Ausgangspunkt, nicht ein Hindernis.
Was entsteht am Ende?
Je nach Wissensbereich und Ziel entstehen strukturierte Wissensbausteine, Übergabedokumente, Einarbeitungspfade, Lernmodule oder Prozessbeschreibungen. Die Ergebnisse sind quellengebunden, nachvollziehbar und können direkt in bestehende Systeme überführt werden.
Fertige Schulungen oder vollständige Handbücher entstehen nicht automatisch. Was entsteht, ist eine strukturierte, prüfbare Wissensgrundlage, aus der solche Formate aufgebaut werden können.
Wie wird sichergestellt, dass die Inhalte fachlich stimmen?
Jeder Inhalt wird mit Quellenangabe erstellt, sodass die Grundlage jeder Aussage nachvollziehbar ist. Fachpersonen prüfen die strukturierten Ergebnisse und können Korrekturen einbringen, bevor Inhalte weiterverwendet werden.
Ein Ergebnis gilt als gut erfasst, wenn die prüfende Person die Inhalte ohne wesentliche Nacharbeit abnehmen kann und erklärt, dass das Wesentliche des Bereichs abgebildet ist.
Wie schützen wir sensible Daten und personenbezogene Informationen?
Datenschutz wird von Beginn an mitgedacht. Inhalte werden zweckgebunden verarbeitet, Zugriffe lassen sich steuern, und sensible Informationen können vor der Freigabe geprüft werden.
Im Pilot klären wir gemeinsam, welche Daten verarbeitet werden und welche Schutzmaßnahmen notwendig sind.
Werden unsere Daten zum Training von KI-Modellen genutzt?
Nein. Kundendaten werden nicht zum Training öffentlicher Sprachmodelle verwendet. Die Verarbeitung erfolgt zweckgebunden im jeweiligen Kundenkontext.
Wo werden unsere Daten gehostet?
Implix kann je nach Anforderung in unterschiedlichen Betriebsmodellen betrieben werden: skalierbar in der Public Cloud, mit Datenhaltung in der EU oder mit Deutschland-only-Hosting.
Ist Deutschland-only-Hosting möglich?
Ja. Für Unternehmen mit entsprechenden Datenschutz- oder Compliance-Anforderungen kann ein Betrieb mit Datenhaltung in Deutschland vorgesehen werden.
Nutzen Sie externe KI-Anbieter?
Das hängt vom gewählten Betriebsmodell ab. Implix kann mit ausgewählten Cloud-Diensten oder EU-basierten Anbietern betrieben werden. Wichtig ist: Kundendaten werden nicht für fremdes Modelltraining verwendet.
Können bestehende Rollen und Berechtigungen berücksichtigt werden?
Ja. Implix ist auf rollenbasierte Zugriffe ausgelegt. Bei Integrationen können bestehende Berechtigungsmodelle berücksichtigt werden, damit Informationen nur für berechtigte Nutzerinnen und Nutzer sichtbar sind.
Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag?
Ja. Wenn personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet werden, stellen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO bereit.
Welche Unterlagen erhalten wir für eine Datenschutz- oder IT-Prüfung?
Auf Anfrage stellen wir Informationen zum gewählten Betriebsmodell, zur Auftragsverarbeitung sowie zu technischen und organisatorischen Maßnahmen bereit. Eine formale Zertifizierung besteht derzeit noch nicht.
Ist Implix bereits zertifiziert?
Eine formale Zertifizierung wie ISO 27001 besteht derzeit noch nicht. Implix wird jedoch mit Blick auf nachvollziehbare Sicherheitsprozesse, dokumentierte technische und organisatorische Maßnahmen sowie prüfbare Betriebsmodelle weiterentwickelt.
Wie wird Nachvollziehbarkeit sichergestellt?
Wissensinhalte können mit Quellen, Bearbeitungsständen und Freigaben dokumentiert werden. So bleibt nachvollziehbar, wie Inhalte entstanden sind und auf welcher Grundlage sie genutzt werden.
Können bestehende Systeme weiter genutzt werden?
Ja. Die strukturierten Inhalte lassen sich in SharePoint, Wikis, LMS-Systeme, interne Wissensdatenbanken oder andere Systeme überführen. Bestehende Systeme bleiben im Einsatz; Implix ergänzt den Schritt der Erfassung und Strukturierung.
Wir haben schon SharePoint oder ein Wiki. Warum Implix?
SharePoint und Wikis machen vorhandene Inhalte zugänglich. Sie setzen voraus, dass jemand diese Inhalte eingibt. Erfahrungswissen, das nie aufgeschrieben wurde, bleibt unsichtbar.
Implix erfasst dieses Wissen aus Interviews und Dokumenten und überführt es in strukturierte Inhalte, die dann in das bestehende System eingespeist werden können.
Warum reicht ein RAG-System dafür nicht aus?
Ein RAG-System ruft Wissen aus vorhandenen Quellen ab. Wenn Erfahrungswissen nie dokumentiert wurde, gibt es keine Quellen, aus denen etwas abgerufen werden könnte.
Implix schafft diese Grundlage durch strukturierte Erfassung. Die Ergebnisse können anschließend auch von RAG-Systemen genutzt werden.
Wie funktioniert das KI-Experteninterview für Fachleute?
Das Interview wird vollständig durch die KI geführt. Auf Basis vorhandener Dokumente generiert das System gezielte Fragen für den Wissensbereich. Die Fachperson beantwortet sie per Gespräch, Formular oder Audioaufnahme.
Antworten werden automatisch strukturiert und auf Vollständigkeit geprüft.
Was passiert nach einem ersten Pilot?
Nach dem Pilot liegen strukturierte Wissensbausteine aus einem konkreten Bereich vor. Gemeinsam werten wir die Ergebnisse aus und klären, ob und wie das Vorgehen auf weitere Bereiche ausgeweitet wird.
Eine Entscheidung für die Ausweitung braucht es vorher nicht. Der Pilot ist eigenständig, klar umgrenzt und prüfbar.